Obsługę dokumentacji medycznej można, z uwagi na obowiązujące przepisy, rozpatrywać pod kątem obowiązku ciążącego na prowadzących szpitale, przychodnie czy prywatne gabinety. Ale konieczność przechowywania kartotek pacjentów i innych dokumentów wynika też z potrzeby ich ewentualnego udostępnienia na prośbę zainteresowanego lub rodziny. Dowiedz się, dlaczego archiwizacja tych dokumentów ma uzasadnienie zarówno prawne, jak i praktyczne!
Archiwizacja dokumentów medycznych – co mówią przepisy?
Problematykę przechowywania dokumentów medycznych reguluje ustawa Prawa pacjenta. Zawiera ona przepisy dotyczące:
- okresu archiwizacji dokumentów,
- udostępniania danych pacjentowi i osobom upoważnionym,
- pobierania opłat za udostępnianie informacji medycznej,
- niszczenia danych.
Jeśli chodzi o archiwizację kartotek pacjentów i pozostałej dokumentacji, to podstawowy okres wskazany w ww. ustawie wynosi 20 lat. Od tej reguły obowiązuje jednak wiele odstępstw – na przykład skierowania przechowujemy 5 lat, a dokumenty pacjentów do lat 2 – 22 lata. O tym, w jaki sposób powinno się archiwizować dane pacjentów, przeczytasz na https://www.rhenus-office.pl/uslugi/przechowywanie-dokumentow/dokumenty-medyczne/.
Od 2021 roku jednostki ochrony zdrowia zobowiązane są prowadzić dokumentację pacjentów w formie elektronicznej. Od tej reguły w zasadzie nie przewiduje się odstępstw, dlatego każdy podmiot powinien korzystać z systemu umożliwiającego prowadzenie i przechowywanie kartotek.
Praktyczne aspekty przechowywania dokumentacji medycznej
Archiwizacja dokumentów medycznych ma wymiar nie tylko prawny, ale też praktyczny. Pacjenci nierzadko powracają do placówki po wielu latach, a lekarz, dzięki dostępnym kartotekom, może zapoznać się z historią choroby. Ponadto pacjent ma prawo do wglądu, a także uzyskania kopii dokumentów. Tutaj ponownie – taka potrzeba może pojawić się nawet po upływie kilku lat.
W jednostkach ochrony zdrowia finansowanych przez NFZ dokumentacja medyczna może zostać skontrolowana pod kątem prawidłowości wyceny czy w ogóle udzielania świadczeń. Kierownik obowiązany jest udostępnić ją na żądanie organu prowadzącego kontrolę.
Przechowywanie dokumentacji pacjentów jest oczywiście dużym obciążeniem, zwłaszcza jeśli weźmiemy pod uwagę ilość przyjmowanych osób i okres archiwizacji. Aby ułatwić sobie archiwizację, możesz skorzystać z usług archiwum zewnętrznego, o którym więcej dowiesz się na https://www.rhenus-office.pl/uslugi/archiwizacja-dokumentow/dokumenty-medyczne/. Akta będą w pełni bezpieczne, a Ty zaoszczędzisz sporo miejsca i czasu.